Przechowywanie ważnych dokumentów firmowych to bardzo odpowiedzialna kwestia leżąca po stronie każdego przedsiębiorcy. Dokumenty zawierające poufne informacje nie mogą być tak po prostu schowane w biurku. W tym celu wykorzystujemy specjalne szafy na dokumenty posiadające odpowiedni certyfikat. W jaki sposób możemy wybrać meble biurowe dostosowane do naszych potrzeb?
Jak skonstruowane są szafy na dokumenty?
To metalowa konstrukcja, która ma zapewnić zawartości należytą ochronę od czynników losowych, a także zamknąć dostęp osobom niepożądanym. W środku znajdują się półki, których wysokość jest dostosowana do formatu uniwersalnych segregatorów. W metalowej szafie możemy schować niemal wszystkie rodzaje dokumentów poufnych, a także dane osobowe naszych klientów.
Jeśli niektóre z naszych dokumentów wymagają jeszcze dokładniejszej ochrony, szafy metalowe mogą zostać wyposażone w dodatkowy sejf. Jest to szczególnie przydatne w większych biurach, gdy dostęp do najważniejszych dokumentów mogą mieć tylko niektórzy pracownicy. Szafy metalowe są oczywiście zamykane na kluczyk lub na nowoczesny zamek szyfrowy.
Jakie dokumenty można przechowywać w metalowych szafach?
O tym decyduje certyfikat przypisany do konkretnego mebla. W przypadku większości przedsiębiorców wymagane są szafy z certyfikatem A, dopuszczającym przechowywanie dokumentów poufnych. Wyróżniamy także certyfikaty B, C, S1, S2 oraz 0. Jest to klasyfikacja według MON i obejmuje także dokumenty tajne oraz ściśle tajne. Zdecydowana większość dokumentów firmowych, a także dane osobowe, są uznawane za informacje poufne, a zatem certyfikat A jest wystarczający.
W szafie metalowej możemy przechowywać sprawozdania finansowe, raporty, faktury, rachunki oraz inne dokumenty, które należy magazynować przez określoną ilość czasu. Wielu przedsiębiorców pyta o możliwość przechowywania tych danych na dysku twardym swojego komputera. Oczywiście jest to dozwolone, jednak nie zwalnia to z obowiązku archiwizowania dokumentów w formie materialnej.
Szafy na dokumenty dostosowane do potrzeb biura
Producenci wyposażenia biurowego starają się wychodzić naprzeciw oczekiwaniom klientów. W związku z tym, szafy metalowe na dokumenty mogą być dowolnie modyfikowane, tak, aby dopasować je do potrzeb każdego przedsiębiorcy. Klient decyduje o wymiarach, przestrzeni użytkowej w środku, sposobie zamknięcia, a także o kolorze szafy. Opcją dodatkową jest wspomniany sejf umieszczany wewnątrz szafy.
Gdzie zaopatrzymy biuro w profesjonalne szafy?
Najwygodniejszym sposobem są zakupy internetowe. Główną zaletą jest znacznie szerszy wybór mebli biurowych, które można dopasowywać do swoich potrzeb. Ponadto, https://www.wyposazeniegaudia.pl/cat/szafy-na-dokumenty/ są dostępne w korzystniejszych cenach, a przy zamówieniach na określoną kwotę możemy skorzystać z opcji darmowej dostawy. Zakupy online dają nam zatem możliwość wygodnego pozyskania niezbędnego wyposażenia biura na lepszych warunkach.
