Z niszczeniem dokumentów wiąże się wiele wątpliwości. Nie trzeba jednak idealnie orientować się w tematyce, aby zdawać sobie sprawę z tego, że przepisy RODO dotyczą również tego procesu. W firmowych aktach zawartych jest ogromna ilość informacji i wiele z nich nie dotyczy jedynie działania samego przedsiębiorstwa. Część to po prostu dane osobowe klientów, korzystających z produktów/usług itp.
Obowiązki przedsiębiorcy a niszczenie dokumentów
Przedsiębiorca musi zadbać o to, żeby firmowe informacje były odpowiednio chronione. Jest to w jego interesie z co najmniej trzech powodów:
- ochrona sekretów firmowych
Istnieją dane, których absolutnie nie chcemy przekazywać konkurencji. W skrajnych przypadkach wyciek takich informacji mógłby doprowadzić nawet do utraty przewagi konkurencyjnej. - ochrona wizerunku firmy
Przedsiębiorstwo, które nie jest w stanie zadbać o tajność swoich informacji, nie wydaje się zbyt rzetelne. Takie zaniedbania mogą sprawić, że odbiorcy stracą zaufanie do danej marki. - ochrona przed karami
Złamanie RODO kosztuje. Wysokość kar zależy od wielu czynników, ale nierzadko osiągają one monstrualne wartości.
Firma pełni funkcję administratora danych osobowych, co oznacza, że musi stosować się do przepisów zawartych w RODO. Co mówią one o niszczeniu dokumentów? Znajdziemy tam m.in. zapis o tym, że niszczenie danych to ich przetwarzanie, i że administrator musi stworzyć takie warunki, aby zapobiec wyciekowi informacji. Nie znajdziemy tam jednak jasnych wskazówek, dotyczących planowania tego procesu.
Niszczenie dokumentów – zadbaj o każdy szczegół
Jaką niszczarkę wybrać? Jak zorganizować stanowisko osoby, utylizującej akta? Jakie rozwiązania wdrożyć, żeby jak najbardziej obniżyć ryzyko wydostania się danych na zewnątrz? Na te i inne pytania musi odpowiedzieć sam przedsiębiorca, bo obowiązujące prawo nie oferuje mu na tym polu żadnych gotowych odpowiedzi. Żeby uporać się z tymi wszystkimi wątpliwościami, trzeba przeprowadzić analizę ryzyka. Wymaga ona kompleksowego zweryfikowania każdego etapu procesu. Doświadczenie i precyzja są tu jak najbardziej wskazane. Nawet jeśli profesjonalnie przeanalizujemy niszczenie dokumentów w swojej firmie, musimy wiedzieć, że nadal nie będziemy mieć pewności, że ścinki z niszczarki nie trafią w niepowołane ręce. Przedsiębiorcy, którzy priorytetowo traktują bezpieczeństwo i wygodę, często więc, zamiast samodzielnie utylizować akta, powierzają to zadanie takim firmom jak EkoAkta.
Jak profesjonalnie przeprowadzić niszczenie dokumentów w Grudziądzu?
Współpraca ze specjalistami wymaga od klientów minimum zaangażowania. Jeśli chcą jak najszybciej zająć się tą sprawą i wrócić do codziennych obowiązków, mogą przekazać dokumentację do niszczenia, a następnie jedynie oczekiwać na potwierdzenie wykonanej utylizacji. Proces obejmuje bezpieczne przewiezienie akt do obiektu usługodawcy. Używa się przy tym pojazdów, wyposażonych w GPS. Oprócz tego za ochronę dokumentów odpowiadają specjalne pojemniki oraz precyzyjne procedury. Każdy ruch jest tutaj dokładnie zaplanowany i oficjalnie potwierdzony (generuje się np. potwierdzenie odbioru akt od klienta).
Nowoczesne podejście do niszczenia dokumentów zapewnia klientom z Grudziądza oraz okolic profesjonalną opiekę nad całym procesem utylizacji. Wydajna instalacja jest przystosowana nie tylko do niszczenia akt papierowych. Usługodawcy, starający się sprostać oczekiwaniom współczesnych odbiorców, zajmują się też niszczeniem pendrive’ów oraz dysków HDD.
Oprócz zwiększonego bezpieczeństwa, współpraca ze specjalistami to też znaczne zaoszczędzenie czasu. Utylizacja akt na własną rękę może być bardzo nużącym zadaniem. To zdecydowanie nie jest najlepszy sposób na wykorzystanie potencjału zatrudnionych osób. Wybór oferty profesjonalistów to sprawny odbiór dokumentacji i szybki powrót do codziennego życia firmy. Taka opcja jest więc bardzo atrakcyjną alternatywą dla samodzielnego niszczenia.
Źródło: Ekoakta.pl
