Zabezpieczenie dokumentów to ważna czynność, której żadna firma nie powinna traktować po macoszemu. Niedopatrzenia na tym polu mogą odbić się czkawka, gdy okaże się, że niektóre dane zostały ujawnione, wbrew obowiązującym przepisom. Digitalizacja dokumentacji z założenia ma zwiększyć bezpieczeństwo informacji. W końcu dane na bezpiecznym nośniku są mniej podatne na uszkodzenia niż kartka papieru. Nie można jednak zapominać, że profesjonalne podejście do tworzenia dokumentów elektronicznych musi obejmować bardziej zaawansowane kwestie bezpieczeństwa. Na ochronę informacji pozytywnie wpłynie właściwa archiwizacja. Jak ten proces przebiega w przypadku danych elektronicznych i co o nim mówi RODO?
Zabezpieczenie dokumentów to ważna czynność, której żadna firma nie powinna traktować po macoszemu. Niedopatrzenia na tym polu mogą odbić się czkawka, gdy okaże się, że niektóre dane zostały ujawnione, wbrew obowiązującym przepisom. Digitalizacja dokumentacji z założenia ma zwiększyć bezpieczeństwo informacji. W końcu dane na bezpiecznym nośniku są mniej podatne na uszkodzenia niż kartka papieru. Nie można jednak zapominać, że profesjonalne podejście do tworzenia dokumentów elektronicznych musi obejmować bardziej zaawansowane kwestie bezpieczeństwa. Na ochronę informacji pozytywnie wpłynie właściwa archiwizacja. Jak ten proces przebiega w przypadku danych elektronicznych i co o nim mówi RODO?
Archiwizacja danych elektronicznych w świetle RODO
Zgodnie z RODO administrator informacji powinien zapewnić danym ochronę, dzięki której nie trafią one w niepożądane ręce, nie będą przetwarzane bez zgody ich właściciela i będą właściwie zabezpieczone przed ewentualną kradzieżą, utratą itp. Takie zasady dotyczą również dokumentów w formie papierowej. W przypadku dokumentacji tradycyjnej stosuje się różnorodne szafy, zamykane na klucz lub chronione kodem. W przypadku danych elektronicznych sytuacja może wyglądać podobnie. Ważne jest bowiem to, żeby dobrze zabezpieczyć nośniki. Mowa o nośnikach, bo archiwa przechowywane są właśnie na nich – zewnętrznych, solidnych dyskach.
Jak przebiega archiwizacja danych elektronicznych?
Przed przystąpieniem do archiwizacji danych elektronicznych, należy upewnić się, że niezbędne akta są już zapisane w formie elektronicznej. Jeśli firma już dysponuje zeskanowanymi aktami, proces jest szybszy. Jeśli natomiast do tej pory proces digitalizacji był w powijakach, konieczne będzie zebranie akt i wykonanie ich skanów. Taka dokumentacja cyfrowa następnie musi zostać skatalogowana i zabezpieczona. Procesem powinna zająć się osoba, która ma na tym polu doświadczenie. To ważne, bo każdy z tych etapów przebiega inaczej niż w przypadku dokumentacji papierowej. Specjalistyczna wiedza potrzebna będzie zwłaszcza w kwestii zabezpieczeń.
Zanim specjalista posegreguje dokumenty, musi je zgromadzić w jedno miejsce – z chmury, z różnorodnych nośników (płyty CD, DVD, dyski SSD, HDD). Żeby zrobić to sprawnie, konieczne jest posiadanie odpowiedniego sprzętu. Już na tym etapie widać przewagę profesjonalnej archiwizacji nad próbami samodzielnego przeprowadzenia procesu; przedsiębiorstwa po prostu mogą nie dysponować wymaganym zapleczem sprzętowym. Również pierwszy etap – skanowanie – zajdzie dużo sprawniej, jeśli zrobi to specjalista. Podczas archiwizowania danych elektronicznych konieczne jest wydzielenie kategorii oraz wprowadzenie odpowiednich procedur archiwizacyjnych, dopasowanych do realiów cyfrowego środowiska. Usługodawcy, oferujący taką pomoc (np. Rhenus), są w stanie samodzielnie uporać się z tymi procesami, bez angażowania czasu pracowników klienta i czasowego paraliżowania działania przedsiębiorstwa.
Co po archiwizacji?
Zgodnie z RODO, dokumenty powinny być właściwie zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. Aby mieć pewność, że nasze nośniki są przechowywane zgodnie z wymogami prawnymi, możemy to zadanie powierzyć sprawdzonej firmie, specjalizującej się w profesjonalnej ochronie danych. Tutaj warto zaznaczyć, że dobrze będzie pomyśleć o tym już na samym początku procesu digitalizacji. Niektóre przedsiębiorstwa oferują bowiem bardzo kompleksowe usługi, w skład których wchodzi:
- Skanowanie dokumentacji
- Archiwizacja dokumentów elektronicznych z użyciem nowoczesnego sprzętu i technologii
- Przechowywanie dokumentacji
Aby nośniki były w pełni bezpieczne, umieszcza się je w pomieszczeniach, w których panują optymalne warunki (temperatura, poziom wilgotności). Dodatkowo takie miejsca są zabezpieczone systemami ochrony, na które niewyspecjalizowana firma nie może sobie pozwolić. Taka usługa obejmuje sztywne procedury bezpieczeństwa, nie oznacza to jednak, że jako klient, mamy ograniczony dostęp do nośnika. Profesjonalny usługodawca proponuje bowiem sprawną komunikację i świetnie działający system wydawania nośników na życzenie klienta.
